云鼎蘭臺（檔案）數(shù)字化加工系統(tǒng)的使用說明
一，創(chuàng)建共享文件夾（網(wǎng)絡(luò)版）
（1）創(chuàng)建需要共享的文件夾，右鍵點擊已創(chuàng)建的文件夾，點擊屬性，點擊共享選項，再點擊共享。
(2),點擊彈出界面的下拉框，選擇everyone，點擊添加
（3），點擊權(quán)限級別，選擇讀取/寫入，點擊共享，點擊完成。
（4）打開以下路徑：控制面板\網(wǎng)絡(luò)和 Internet\網(wǎng)絡(luò)和共享中心\高級共享設(shè)置，點開所有網(wǎng)絡(luò)下拉選項，點擊選擇以下選項，保存更改。
（5）關(guān)閉電腦防火墻
（6）測試共享文件夾，在用戶電腦的開始>搜索框一欄輸入：\服務(wù)器ip\共享文件夾名稱（如\192.168.155\掃描庫），看看是否能訪問。
（7）使用單機(jī)版加工系統(tǒng)時，需要選擇存儲路徑去存儲掃描圖片。
二，創(chuàng)建賬戶（網(wǎng)絡(luò)版）
（1），點擊選擇網(wǎng)絡(luò)版，圖像存儲文件夾輸入已共享的文件夾名稱，圖像存儲IP地址輸入文件夾所在電腦的IP地址，數(shù)據(jù)庫IP地址選擇建立網(wǎng)絡(luò)版數(shù)據(jù)庫的電腦的IP地址，點擊網(wǎng)絡(luò)測試看是否鏈接成功。
（2）點擊登陸界面左下角的設(shè)置按鍵，在彈出界面選擇點擊進(jìn)入管理員賬號登錄，彈出管理員賬戶登陸界面，點擊登錄（默認(rèn)賬號：admin，默認(rèn)密碼：itopsmart）。
（3）進(jìn)入管理員設(shè)置界面，點擊添加，彈出用戶信息界面，輸入用戶名，用戶賬號，密碼，點擊保存，這樣就完成了一個賬號的創(chuàng)建。
（4）選定賬號，點擊修改可修改賬戶信息，點擊刪除可刪除賬號，點擊修改密碼可更改賬戶密碼，點擊重啟則重啟軟件。
三，利用檔號創(chuàng)建對應(yīng)層級的的文件夾（網(wǎng)絡(luò)版）
（1），在管理員設(shè)置界面，點擊權(quán)限管理，
（2），點擊檔案圖像數(shù)據(jù)授權(quán)后的第一個文件夾圖片，可以于共享文件夾內(nèi)創(chuàng)建單個文件夾，選擇已創(chuàng)建完畢的文件夾，再次點擊此圖標(biāo)創(chuàng)建文件夾，將為此文件夾創(chuàng)建一個次級文件夾。
(3),也可以選擇批量創(chuàng)建文件夾，點擊檔案圖像數(shù)據(jù)授權(quán)后的第二個文件夾圖標(biāo)，點擊彈出界面下方的文件夾創(chuàng)建規(guī)則設(shè)置，在彈出界面根據(jù)自己的需求選擇文件夾創(chuàng)建規(guī)則（這里的演示我們選擇多層級文件夾結(jié)構(gòu)，最后一級完全檔號）。
(4)點擊彈出界面的批量創(chuàng)建文件夾，填入文件夾順序的起始號和結(jié)束號，輸入文件夾前綴（文件夾前綴決定新創(chuàng)建的文件夾的層級），選擇順序號的位數(shù)，并決定是否空位補(bǔ)零。點擊預(yù)覽，查看目錄名示例是否正確，若正確，點擊確定完成創(chuàng)建。
創(chuàng)建完畢的文件夾
(5)第二種批量創(chuàng)建文件夾的方式需要提前建立完全檔號excel表格，點擊檔案圖像數(shù)據(jù)授權(quán)后的第二個文件夾圖標(biāo)，彈出界面中點擊根據(jù)excel創(chuàng)建文件夾，點擊文件夾創(chuàng)建規(guī)則設(shè)置選擇文件夾創(chuàng)建規(guī)則（這里的演示我們選擇多層級文件夾結(jié)構(gòu)，最后一級完全檔號）。
（6）點擊excel文件空白欄后面的小文件夾圖標(biāo)選擇提前建立的完全檔號excel表格，作為文件夾名稱的列數(shù)選擇表格內(nèi)完全檔號所在的列數(shù)，開始讀取數(shù)據(jù)的起始行選擇完全檔號起始行所在的行數(shù)，點擊預(yù)覽，查看目錄行示例是否正確，如若正確，點擊確定開始創(chuàng)建文件夾。
創(chuàng)建完畢的文件夾
四，創(chuàng)建檔案門類并配置數(shù)據(jù)項
（1）點擊檔案門類數(shù)據(jù)授權(quán)后的配置管理進(jìn)入數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，
（2）點擊檔案門類，進(jìn)入檔案門類配置界面。
1，然后根據(jù)檔案類型包含的案卷或一文一件檔案的數(shù)量去決定添加組再在組下面建立檔案門類，還是直接建立檔案門類（每個組可以包含多個門類，門類下面不可包含組）。
若多個案卷或一文一件檔案屬于同一類型，則可以選擇先添加此檔案類型的組，再在組下面添加各個案卷檔案或一文一件檔案的檔案門類。
a,若選擇直接建立門類則點擊添加門類，在彈出界面的門類名稱框中輸入檔案門類名稱，檔案結(jié)構(gòu)層級下拉框，若檔案為一文一件檔案，就選擇一層，若檔案為案卷級檔案，則選擇兩層（兩層分別為案卷和卷內(nèi)文件），所屬組名稱不填，點擊確定創(chuàng)建門類完畢。
b，若需要先添加組，則點擊添加組，在彈出界面的門類名稱中輸入你所要添加的組的名稱，點擊確定，創(chuàng)建組完成。
當(dāng)你需要在已創(chuàng)建完畢的組下面添加門類時，點擊選擇對應(yīng)的組，點擊添加門類，彈出添加門類的界面，我們可以看到所屬組那一欄就是我們選擇的組，門類名稱框輸入門類名稱，選擇檔案結(jié)構(gòu)層級，點擊確定，就在在組的下面添加了新的門類。
(3)為檔案門類配置數(shù)據(jù)項
1，當(dāng)檔案門類配置完成后，點擊數(shù)據(jù)項，進(jìn)入數(shù)據(jù)項配置界面，選擇剛剛配置好的門類，點擊添加，開始配置數(shù)據(jù)項，需要注意的是，案卷級檔案的案卷和卷內(nèi)文件都需要為其配置數(shù)據(jù)項。（這里我們以文書檔案為例，進(jìn)行數(shù)據(jù)項的配置演示）
a,文書檔案案卷級檔案數(shù)據(jù)項配置
首先配置案卷的數(shù)據(jù)項：點擊添加后彈出界面，數(shù)據(jù)項名稱輸入你所需要的數(shù)據(jù)項（例如全宗號，目錄號，案卷號等），點擊保存并添加新數(shù)據(jù)，開始下一個數(shù)據(jù)項的輸入，如點擊確定，則界面關(guān)閉。
配置完成后點擊擴(kuò)展，在彈出界面點擊自動匹配進(jìn)行拓展，若因數(shù)據(jù)項名稱差異配匹配失敗可手動選擇，匹配完成后點擊確定，案卷數(shù)據(jù)相配完成。
文書檔案案卷數(shù)據(jù)項配置模板
配置卷內(nèi)文件的數(shù)據(jù)項：點擊添加，開始卷內(nèi)文件數(shù)據(jù)項的配置，一些與案卷數(shù)據(jù)項完全一致的數(shù)據(jù)項（如全宗號，目錄號，案卷號，案卷檔號等），在添加時可以點擊繼承父級數(shù)據(jù)項欄后的下拉箭頭，并選擇對應(yīng)的數(shù)據(jù)項。（注意，案卷檔號必須選擇父級繼承）
卷內(nèi)文件數(shù)據(jù)項配置完成后，點擊選擇卷內(nèi)文件的案卷檔號這一數(shù)據(jù)項，并點擊關(guān)聯(lián)對案卷檔號進(jìn)行父級關(guān)聯(lián)，
點擊擴(kuò)展進(jìn)行匹配，點擊確定，完成數(shù)據(jù)項配置
卷內(nèi)文件數(shù)據(jù)項模板
b,一文一件級檔案數(shù)據(jù)項配置
點擊創(chuàng)建的一文一件級檔案，點擊添加進(jìn)行數(shù)據(jù)項的配置，配置完成后點擊擴(kuò)展進(jìn)行匹配，完成數(shù)據(jù)項的配置。
一文一件級檔案數(shù)據(jù)項配置模板
(4)檔號格式
1，點擊檔號格式，選擇需要配置檔號格式的檔案門類，點擊添加進(jìn)行檔號格式配置，案卷級檔案的案卷配置案卷檔號，案卷號是否自增選擇是，卷內(nèi)文件配置卷內(nèi)檔號，順序號或件號是否自增選擇是。一文一件級檔案只需配置檔號，件號的是否自增選擇是。記得配置完成后一定要點擊保存配置。（檔號的格式以實物為準(zhǔn)，且檔號組成必須為已添加的數(shù)據(jù)項）
案卷
卷內(nèi)文件
一文一件級檔案
（5）單機(jī)版點擊智慧錄入模塊下方的配置管理建立檔案門類。
五，其他功能
（1）賬號權(quán)限配置
在管理員設(shè)置界面，點擊勾選用戶，在權(quán)限模板設(shè)置欄點擊添加為其添加權(quán)限模板，權(quán)限模板可以直接套用已存在的模板（模板包括功能模塊授權(quán)，檔案圖像數(shù)據(jù)授權(quán)，檔案門類數(shù)據(jù)授權(quán)的權(quán)限分配設(shè)置），也可自己添加新模板：點擊添加，添加新權(quán)限模板，選擇新權(quán)限模板，在功能模塊授權(quán)欄，檔案圖像數(shù)據(jù)授權(quán)欄和檔案門類數(shù)據(jù)授權(quán)欄為其分配權(quán)限，分配完成后，先點擊右側(cè)保存鍵保存模板的權(quán)限分配選擇，再點擊左側(cè)保存鍵保存賬號的模板選擇。
（2），工作量統(tǒng)計：點擊登錄界面左下角的齒輪，在彈出界面點擊工作量統(tǒng)計，登錄管理員賬號，點擊選擇查詢條件，輸入關(guān)鍵詞，點擊查詢出現(xiàn)所要查找的用戶，點擊選擇用戶，點擊選擇所要查詢的工作模塊，選擇要查詢的日期，點擊開始統(tǒng)計，開始統(tǒng)計工作量。
（3）工作日志管理：點擊登陸界面的齒輪鍵，點擊彈出界面的工作日志管理，點擊登錄管理員賬號。這里可以對各個功能模塊的加工情況進(jìn)行輔助管理，查詢數(shù)據(jù)加工記錄。
（4）系統(tǒng)設(shè)置：
①通運設(shè)置：設(shè)置退出網(wǎng)絡(luò)版時是否重啟軟件，以及統(tǒng)計功能的統(tǒng)計對象是否為已通過質(zhì)檢的。
②圖像優(yōu)化：設(shè)置備份圖像的存儲路徑
六，視圖列表欄功能簡介
(1)功能中包括：統(tǒng)計、選擇存儲路徑、頁號放大、退出
? 統(tǒng)計：總頁數(shù)/幅面統(tǒng)計
頁號放大：
（4）設(shè)置中包含的功能：快捷鍵設(shè)置，視圖背景設(shè)置，元數(shù)據(jù)管理設(shè)置。
視圖背景設(shè)置：替換圖片背景
元數(shù)據(jù)管理設(shè)置：勾選元數(shù)據(jù)，并添加上數(shù)字化對象描述、數(shù)字化授權(quán)描述后掃描件中會記錄元數(shù)據(jù)。
（5）幫助中包含的功能，官網(wǎng)指引，購買方式，在線更新。
（6）新建文件夾：創(chuàng)立新的文件夾。批量創(chuàng)建文件夾：批量創(chuàng)建新文件夾
重命名：文件夾重命名。刪除：刪除文件夾。搜索：搜索指定文件夾。設(shè)置：設(shè)置文件夾的排序規(guī)則。
（7）選擇：按特定規(guī)則選取圖片。
文件改名：按頁碼順序批量更名，需先點擊按頁碼順序批量更名設(shè)置，設(shè)置起始號，位數(shù)，是否空位補(bǔ)零，點擊確定保存，便可進(jìn)行按頁碼批量更名。
按新規(guī)則批量更名：既可以確定新名稱的位數(shù)，初始號，是否空位補(bǔ)零，又可以確定更名文件的個數(shù)，以及是否增加檔號前綴。
（8）設(shè)置：設(shè)定文件排序規(guī)則。
（9）注意：單機(jī)版在檔案著錄界面下方的配置管理可直接配置檔案門類
七，視圖工具欄
從左到右：1，保存保存當(dāng)前頁或選中頁到指定文件夾
2，打印：打印當(dāng)前頁或選中頁
3，標(biāo)尺：為視圖區(qū)添加標(biāo)尺
4，參考線：為視圖區(qū)添加參考線
5，下載：下載當(dāng)前頁的備份圖片覆蓋當(dāng)前圖片
6，撤銷：撤銷對當(dāng)前圖片的改動（如果在撤銷前已經(jīng)切換過其他圖片，則無法撤銷）
7，恢復(fù)：恢復(fù)已撤銷的操作
8，回到第一頁
9，上一頁
10，下一頁
11，回到最后一頁
12，縮小：縮小圖片
13，放大：放大圖片
14，多頁查看：可選擇多張圖片同時查看
15，對比：當(dāng)前圖像與備用圖片進(jìn)行對比比較
八，軟件功能模塊
九，掃描模塊
（1）掃描參數(shù)設(shè)置界面，點擊齒輪圖標(biāo)可選擇掃描儀
（2）設(shè)置掃描圖像類型，設(shè)置存儲路徑，設(shè)置掃描圖像的命名規(guī)則，
（3）圖像預(yù)處理界面，可對即將掃描的圖片預(yù)設(shè)處理方式。
（4）掃面功能
掃描：開始掃面。 插掃：在選中圖片前插入下一張掃描圖片
替掃：將選中圖片替換為下一個掃描圖片。 預(yù)掃：掃描預(yù)覽圖片預(yù)處理結(jié)果，圖片不會進(jìn)行保存。
十，圖像優(yōu)化模塊
（1）對掃描圖像進(jìn)行優(yōu)化處理
十一，著錄模塊
（1），點擊選擇門類，點擊添加可以為此門類添加案卷
（2）點擊選擇已添加的案卷，點擊下方卷內(nèi)文件界面的添加可以為此案卷添加卷內(nèi)文件。
（3）一文一件類文件點擊文件門類直接添加即可
（4）點擊導(dǎo)入可以導(dǎo)入符合門類數(shù)據(jù)項配置的表格文檔（既表格所包含的數(shù)據(jù)項與此檔號配置的數(shù)據(jù)項相同且順序相同）
（5）已完成著錄的案卷，卷內(nèi)文件，一文一件級文件亦可導(dǎo)出為表格文檔
（6）點擊原文可以掛接原文圖像和pdf，注意：兩者的儲存路徑要與他們的掛接格式相同，列如圖像儲存路徑為全宗號>目錄號>案卷號>件號，則圖像掛接格式則要設(shè)為全宗號加目錄號加案卷號，如果圖像儲存路徑為完全檔號，則掛接格式為完全檔號。（注意：選擇圖像存儲文件夾時，要選擇為第一個需要讀取的文件夾的上一層文件夾，既全宗號或案卷檔號的上一級文件夾）
（7）著錄過程中，每一個案卷的最后一件的頁號必須是【起始頁-結(jié)束頁】這樣的格式（列如最后一件從第23頁開始，到第33頁結(jié)束，則他的頁號為23-33）
（8）若要打印目錄，需提前設(shè)置好打印模板，點擊打印，選擇設(shè)置打印模板，選擇瀏覽并上傳，再次點擊打印。
注意：在打印卷內(nèi)目錄的時候先點擊選擇需要打印的案卷，再點擊卷內(nèi)界面的打印，就會打印已選擇的案卷的卷內(nèi)目錄，可以選擇多個案卷進(jìn)行批量打印。
（9）刪除：刪除勾選的著錄信息，全部刪除：刪除已選擇的門類的所有著錄信息，刪除的信息會在回收站中，打開回收站，選擇剛剛進(jìn)行刪除操作的門類，就能看到刪除的信息，可點擊恢復(fù)數(shù)據(jù)。必須先刪除回收站內(nèi)信息的情況下，再能再次導(dǎo)入相同信息。
十二，批量合并模塊
（1）點擊批量合并模塊，合并一文一件檔案就選擇直接合并，合并案卷級檔案就選擇分件合并，然后選擇合并為雙層pdf或者是元數(shù)據(jù)，點擊設(shè)置按鍵，選擇圖片對應(yīng)的卷內(nèi)目錄excel文件（可由著錄界面直接導(dǎo)出），然后再分別填入excel文件中案卷級檔號，文件級檔號，頁號所在的列數(shù)，打開最后一頁需要終止頁號的選項，并且為其添加分隔符為“-”，然后根據(jù)自己的原圖像的儲存文件路徑的最后一級是否為完全檔號，去選擇是否保持文件夾結(jié)構(gòu)，所有選項完成后，點擊確認(rèn)進(jìn)行保存，然后再選擇圖像的儲存路徑（注意，文件夾選擇為完整檔號結(jié)構(gòu)第一個數(shù)據(jù)項的上一層文件夾），選擇合并數(shù)據(jù)的儲存路徑，點擊預(yù)覽看是否能夠預(yù)覽，若不能則上述步驟出現(xiàn)錯誤，需要檢查，若能預(yù)覽出來，測點擊開始，開始合并。
十三，批量轉(zhuǎn)化
批量轉(zhuǎn)化主要用于單層pdf轉(zhuǎn)單層（可在轉(zhuǎn)化過程中改變pdf命名規(guī)則），或轉(zhuǎn)雙層。
注意，無論是進(jìn)行合并或是轉(zhuǎn)化，在選擇原圖像儲存路徑的時候，都要確認(rèn)原圖像儲存文件夾儲存路徑是否為完整檔號
十四，質(zhì)檢模塊
通常在掃描與著錄完成后，我們需要的掃描與著錄的結(jié)果進(jìn)行質(zhì)檢，點擊質(zhì)檢模塊進(jìn)入質(zhì)檢界面，點擊選擇一個門類，點擊質(zhì)檢開始對此門類的質(zhì)檢，掃描件錯誤標(biāo)記標(biāo)記掃描錯誤的原圖，著錄錯誤標(biāo)記標(biāo)記著錄錯誤的條目。