云鼎蘭臺(tái)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)使用說(shuō)明書(shū)
一,登陸界面
(1),默認(rèn)賬號(hào):admin。默認(rèn)密碼itopsmart
(2)首頁(yè);包含公告,檢索,借閱統(tǒng)計(jì),檔案門(mén)類數(shù)量統(tǒng)計(jì),檔案數(shù)字化占比以及代辦統(tǒng)計(jì)6個(gè)區(qū)域。
公告
檢索:檔案檢索快捷界面。
借閱統(tǒng)計(jì);檔案借閱記錄。
檔案門(mén)類數(shù)量統(tǒng)計(jì):統(tǒng)計(jì)各門(mén)類錄入的條目數(shù)量。
檔案數(shù)字化占比:統(tǒng)計(jì)所有條目中已掛接pdf或圖片的條目的占比。
待辦統(tǒng)計(jì):對(duì)已添加的待辦事項(xiàng)的處理進(jìn)度進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。
二,檔案管理
(1)點(diǎn)擊檔案管理模塊,點(diǎn)擊選擇門(mén)類,點(diǎn)擊添加,為此門(mén)類添加案卷或卷內(nèi),選中卷內(nèi)或按卷信息,點(diǎn)擊修改,則修改此卷內(nèi)或案卷信息。
(2)導(dǎo)入:將數(shù)據(jù)目錄導(dǎo)入系統(tǒng)
(注意:首行的數(shù)據(jù)項(xiàng)名稱必須與導(dǎo)入系統(tǒng)檔案門(mén)類中的數(shù)據(jù)項(xiàng)名稱一致,才
能導(dǎo)入到系統(tǒng))
(3)導(dǎo)出:將系統(tǒng)數(shù)據(jù)目導(dǎo)出為表格
①導(dǎo)出選中數(shù)據(jù):導(dǎo)出勾選了的數(shù)據(jù)。
②導(dǎo)出查詢數(shù)據(jù):導(dǎo)出查詢完成后的結(jié)果數(shù)據(jù)。
③導(dǎo)出全部數(shù)據(jù):導(dǎo)出當(dāng)前檔案門(mén)類中所有的目錄數(shù)據(jù)。
(4)原文:
①批量掛接,點(diǎn)擊原文可以掛接原文圖像和pdf,注意:兩者的儲(chǔ)存路徑要與他們的掛接格式相同,列如圖像儲(chǔ)存路徑為全宗號(hào)>目錄號(hào)>案卷號(hào),則圖像掛接格式則要設(shè)為全宗號(hào)加目錄號(hào)加案卷號(hào),如果圖像儲(chǔ)存路徑為完全檔號(hào),則掛接格式為完全檔號(hào)。


注意,選擇儲(chǔ)存位置時(shí),要選擇完全檔號(hào)的上一級(jí)文件夾
(5)打?。盒杼崆爸谱鞔蛴∧0?,設(shè)置好打印模板即可打印選中數(shù)據(jù)
(6)引用:為選中條目添加代辦事項(xiàng)
(7)刪除;刪除選中數(shù)據(jù)
(8)全部刪除:刪除選中門(mén)類的全部數(shù)據(jù)
注意:刪除的數(shù)據(jù)可在回收站里找到并恢復(fù),需要?jiǎng)h除的數(shù)據(jù)必須同時(shí)在回收站里刪除此數(shù)據(jù),才能添加相同檔號(hào)的數(shù)據(jù)。
三,檔案檢索
(1)選擇需要檢索的門(mén)類,設(shè)定檢索范圍,輸入想要檢索的內(nèi)容,點(diǎn)擊全文檢索
四,數(shù)據(jù)管理
(1),創(chuàng)建檔案門(mén)類或組:打開(kāi)數(shù)字檔案管理系統(tǒng),點(diǎn)擊數(shù)據(jù)管理,再點(diǎn)擊檔案門(mén)類,進(jìn)入檔案門(mén)類配置界面。
(2)然后根據(jù)檔案類型包含的案卷或一文一件檔案的數(shù)量去決定添加組再在組下面建立檔案門(mén)類,還是直接建立檔案門(mén)類(每個(gè)組可以包含多個(gè)門(mén)類,門(mén)類下面不可包含組)。
若多個(gè)案卷或一文一件檔案屬于同一類型,則可以選擇先添加此檔案類型的組,再在組下面添加各個(gè)案卷檔案或一文一件檔案的檔案門(mén)類。
①若選擇直接建立門(mén)類則點(diǎn)擊添加門(mén)類,在彈出界面的門(mén)類名稱框中輸入檔案門(mén)類名稱,檔案結(jié)構(gòu)層級(jí)下拉框,若檔案為一文一件檔案,就選擇一層,若檔案為案卷級(jí)檔案,則選擇兩層(兩層分別為案卷和卷內(nèi)文件),所屬組名稱不填,點(diǎn)擊確定創(chuàng)建門(mén)類完畢。
②若需要先添加組,則點(diǎn)擊添加組,在彈出界面的門(mén)類名稱中輸入你所要添加的組的名稱,點(diǎn)擊確定,創(chuàng)建組完成。
當(dāng)你需要在已創(chuàng)建完畢的組下面添加門(mén)類時(shí),點(diǎn)擊選擇對(duì)應(yīng)的組,點(diǎn)擊添加門(mén)類,彈出添加門(mén)類的界面,我們可以看到所屬組那一欄就是我們選擇的組,門(mén)類名稱框輸入門(mén)類名稱,選擇檔案結(jié)構(gòu)層級(jí),點(diǎn)擊確定,就在在組的下面添加了新的門(mén)類。
(2)為檔案門(mén)類配置數(shù)據(jù)項(xiàng)
當(dāng)檔案門(mén)類配置完成后,點(diǎn)擊數(shù)據(jù)項(xiàng),進(jìn)入數(shù)據(jù)項(xiàng)配置界面,選擇剛剛配置好的門(mén)類,點(diǎn)擊添加,開(kāi)始配置數(shù)據(jù)項(xiàng),需要注意的是,案卷級(jí)檔案的案卷和卷內(nèi)文件都需要為其配置數(shù)據(jù)項(xiàng)。(這里我們以文書(shū)檔案為例,進(jìn)行數(shù)據(jù)項(xiàng)的配置演示)
①文書(shū)檔案案卷級(jí)檔案數(shù)據(jù)項(xiàng)配置
首先配置案卷的數(shù)據(jù)項(xiàng):點(diǎn)擊添加后彈出界面,數(shù)據(jù)項(xiàng)名稱輸入你所需要的數(shù)據(jù)項(xiàng)(例如全宗號(hào),目錄號(hào),案卷號(hào)等),點(diǎn)擊保存并添加新數(shù)據(jù),開(kāi)始下一個(gè)數(shù)據(jù)項(xiàng)的輸入,如點(diǎn)擊確定,則界面關(guān)閉。
配置完成后點(diǎn)擊擴(kuò)展,在彈出界面點(diǎn)擊自動(dòng)匹配進(jìn)行拓展,若因數(shù)據(jù)項(xiàng)名稱差異配匹配失敗可手動(dòng)選擇,匹配完成后點(diǎn)擊確定,案卷數(shù)據(jù)相配完成。
文書(shū)檔案案卷數(shù)據(jù)項(xiàng)配置模板
配置卷內(nèi)文件的數(shù)據(jù)項(xiàng):點(diǎn)擊添加,開(kāi)始卷內(nèi)文件數(shù)據(jù)項(xiàng)的配置,一些與案卷數(shù)據(jù)項(xiàng)完全一致的數(shù)據(jù)項(xiàng)(如全宗號(hào),目錄號(hào),案卷號(hào),案卷檔號(hào)等),在添加時(shí)可以點(diǎn)擊繼承父級(jí)數(shù)據(jù)項(xiàng)欄后的下拉箭頭,并選擇對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)項(xiàng)。(注意,案卷檔號(hào)必須選擇父級(jí)繼承)
卷內(nèi)文件數(shù)據(jù)項(xiàng)配置完成后,點(diǎn)擊選擇卷內(nèi)文件的案卷檔號(hào)這一數(shù)據(jù)項(xiàng),并點(diǎn)擊關(guān)聯(lián)對(duì)案卷檔號(hào)進(jìn)行父級(jí)關(guān)聯(lián),
點(diǎn)擊擴(kuò)展進(jìn)行匹配,點(diǎn)擊確定,完成數(shù)據(jù)項(xiàng)配置
卷內(nèi)文件數(shù)據(jù)項(xiàng)模板
②一文一件級(jí)檔案數(shù)據(jù)項(xiàng)配置
點(diǎn)擊創(chuàng)建的一文一件級(jí)檔案,點(diǎn)擊添加進(jìn)行數(shù)據(jù)項(xiàng)的配置,配置完成后點(diǎn)擊擴(kuò)展進(jìn)行匹配,完成數(shù)據(jù)項(xiàng)的配置。
一文一件級(jí)檔案數(shù)據(jù)項(xiàng)配置模板
(3)檔號(hào)格式
點(diǎn)擊檔號(hào)格式,選擇需要配置檔號(hào)格式的檔案門(mén)類,點(diǎn)擊添加進(jìn)行檔號(hào)格式配置,案卷級(jí)檔案的案卷配置案卷檔號(hào),案卷號(hào)是否自增選擇是,卷內(nèi)文件配置卷內(nèi)檔號(hào),順序號(hào)或件號(hào)是否自增選擇是。一文一件級(jí)檔案只需配置檔號(hào),件號(hào)的是否自增選擇是。記得配置完成后一定要點(diǎn)擊保存配置。(檔號(hào)的格式以實(shí)物為準(zhǔn),且檔號(hào)組成必須為已添加的數(shù)據(jù)項(xiàng))
案卷
卷內(nèi)文件
一文一件級(jí)檔案
(4)圖像/PDF掛接格式
點(diǎn)擊選擇圖像/pdf掛接格式,點(diǎn)擊添加掛接格式的組成數(shù)據(jù)項(xiàng)(注意;這里的數(shù)據(jù)項(xiàng)需與原文或圖片的儲(chǔ)存路徑的文件夾層級(jí)一致)點(diǎn)擊保存配置進(jìn)行保存。
網(wǎng)絡(luò)版可以點(diǎn)擊建立掛接索引,在彈出界面內(nèi)復(fù)制粘貼原文或pdf的儲(chǔ)存路徑,在掛接原文或pdf是可以切換服務(wù)器掛接模式進(jìn)行掛接,掛接非本機(jī)服務(wù)器上的原文或pdf時(shí),在建立牽引框內(nèi)輸入服務(wù)器IP+:+8899+@+服務(wù)器原文或圖像的儲(chǔ)存路徑。
(5)檔案統(tǒng)計(jì)
對(duì)各門(mén)類進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)
(6)檔案原文儲(chǔ)存路徑
此功能可以設(shè)置從服務(wù)器下載原文時(shí),原文的儲(chǔ)存路徑。點(diǎn)擊添加,名稱,輸入編碼,輸入原文儲(chǔ)存位置,點(diǎn)擊確定保存。
(7)檔案整理匯總
點(diǎn)擊檔案整理匯總,點(diǎn)擊選擇門(mén)類,選擇之前建好的原文儲(chǔ)存路徑,點(diǎn)擊開(kāi)始,開(kāi)始下載原文。
五,業(yè)務(wù)管理
與檔案業(yè)務(wù)相關(guān)的模塊
六,用戶管理
(1)賬號(hào)管理:添加或刪除賬號(hào),修改賬號(hào)密碼
(2)權(quán)限管理
為賬號(hào)配置權(quán)限:點(diǎn)擊添加權(quán)限模板,為該模板添加權(quán)限并進(jìn)行保存,點(diǎn)擊選擇賬號(hào),為該賬號(hào)選擇權(quán)限模板點(diǎn)擊保存。
七,系統(tǒng)管理
(1)備份設(shè)置:備份單機(jī)版檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)
(2)數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)置:選擇檔案管理系統(tǒng)所要訪問(wèn)的服務(wù)器
(3)關(guān)于系統(tǒng)
產(chǎn)品介紹