云鼎蘭臺(tái)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)使用說(shuō)明書(shū)
一，登陸界面

（1），默認(rèn)賬號(hào)：admin。默認(rèn)密碼itopsmart
（2）首頁(yè)；包含公告，檢索，借閱統(tǒng)計(jì)，檔案門(mén)類數(shù)量統(tǒng)計(jì)，檔案數(shù)字化占比以及代辦統(tǒng)計(jì)6個(gè)區(qū)域。

公告

檢索：檔案檢索快捷界面。
借閱統(tǒng)計(jì)；檔案借閱記錄。
檔案門(mén)類數(shù)量統(tǒng)計(jì)：統(tǒng)計(jì)各門(mén)類錄入的條目數(shù)量。
檔案數(shù)字化占比：統(tǒng)計(jì)所有條目中已掛接pdf或圖片的條目的占比。
待辦統(tǒng)計(jì)：對(duì)已添加的待辦事項(xiàng)的處理進(jìn)度進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。
二，檔案管理
（1）點(diǎn)擊檔案管理模塊，點(diǎn)擊選擇門(mén)類，點(diǎn)擊添加，為此門(mén)類添加案卷或卷內(nèi),選中卷內(nèi)或按卷信息，點(diǎn)擊修改，則修改此卷內(nèi)或案卷信息。

（2）導(dǎo)入：將數(shù)據(jù)目錄導(dǎo)入系統(tǒng)

（注意：首行的數(shù)據(jù)項(xiàng)名稱必須與導(dǎo)入系統(tǒng)檔案門(mén)類中的數(shù)據(jù)項(xiàng)名稱一致，才
能導(dǎo)入到系統(tǒng)）
（3）導(dǎo)出：將系統(tǒng)數(shù)據(jù)目導(dǎo)出為表格
①導(dǎo)出選中數(shù)據(jù)：導(dǎo)出勾選了的數(shù)據(jù)。
②導(dǎo)出查詢數(shù)據(jù)：導(dǎo)出查詢完成后的結(jié)果數(shù)據(jù)。
③導(dǎo)出全部數(shù)據(jù)：導(dǎo)出當(dāng)前檔案門(mén)類中所有的目錄數(shù)據(jù)。
(4)原文：
①批量掛接，點(diǎn)擊原文可以掛接原文圖像和pdf，注意：兩者的儲(chǔ)存路徑要與他們的掛接格式相同，列如圖像儲(chǔ)存路徑為全宗號(hào)>目錄號(hào)>案卷號(hào)，則圖像掛接格式則要設(shè)為全宗號(hào)加目錄號(hào)加案卷號(hào)，如果圖像儲(chǔ)存路徑為完全檔號(hào)，則掛接格式為完全檔號(hào)。

注意，選擇儲(chǔ)存位置時(shí)，要選擇完全檔號(hào)的上一級(jí)文件夾

（5）打?。盒杼崆爸谱鞔蛴∧０?，設(shè)置好打印模板即可打印選中數(shù)據(jù)
（6）引用：為選中條目添加代辦事項(xiàng)
（7）刪除;刪除選中數(shù)據(jù)
（8）全部刪除：刪除選中門(mén)類的全部數(shù)據(jù)
注意：刪除的數(shù)據(jù)可在回收站里找到并恢復(fù)，需要?jiǎng)h除的數(shù)據(jù)必須同時(shí)在回收站里刪除此數(shù)據(jù)，才能添加相同檔號(hào)的數(shù)據(jù)。
三，檔案檢索
（1）選擇需要檢索的門(mén)類，設(shè)定檢索范圍，輸入想要檢索的內(nèi)容，點(diǎn)擊全文檢索

四，數(shù)據(jù)管理
（1），創(chuàng)建檔案門(mén)類或組：打開(kāi)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，點(diǎn)擊數(shù)據(jù)管理，再點(diǎn)擊檔案門(mén)類，進(jìn)入檔案門(mén)類配置界面。

（2）然后根據(jù)檔案類型包含的案卷或一文一件檔案的數(shù)量去決定添加組再在組下面建立檔案門(mén)類，還是直接建立檔案門(mén)類（每個(gè)組可以包含多個(gè)門(mén)類，門(mén)類下面不可包含組）。
若多個(gè)案卷或一文一件檔案屬于同一類型，則可以選擇先添加此檔案類型的組，再在組下面添加各個(gè)案卷檔案或一文一件檔案的檔案門(mén)類。

①若選擇直接建立門(mén)類則點(diǎn)擊添加門(mén)類，在彈出界面的門(mén)類名稱框中輸入檔案門(mén)類名稱，檔案結(jié)構(gòu)層級(jí)下拉框，若檔案為一文一件檔案，就選擇一層，若檔案為案卷級(jí)檔案，則選擇兩層（兩層分別為案卷和卷內(nèi)文件），所屬組名稱不填，點(diǎn)擊確定創(chuàng)建門(mén)類完畢。

②若需要先添加組，則點(diǎn)擊添加組，在彈出界面的門(mén)類名稱中輸入你所要添加的組的名稱，點(diǎn)擊確定，創(chuàng)建組完成。

當(dāng)你需要在已創(chuàng)建完畢的組下面添加門(mén)類時(shí)，點(diǎn)擊選擇對(duì)應(yīng)的組，點(diǎn)擊添加門(mén)類，彈出添加門(mén)類的界面，我們可以看到所屬組那一欄就是我們選擇的組，門(mén)類名稱框輸入門(mén)類名稱，選擇檔案結(jié)構(gòu)層級(jí)，點(diǎn)擊確定，就在在組的下面添加了新的門(mén)類。

（2）為檔案門(mén)類配置數(shù)據(jù)項(xiàng)
當(dāng)檔案門(mén)類配置完成后，點(diǎn)擊數(shù)據(jù)項(xiàng)，進(jìn)入數(shù)據(jù)項(xiàng)配置界面，選擇剛剛配置好的門(mén)類，點(diǎn)擊添加，開(kāi)始配置數(shù)據(jù)項(xiàng)，需要注意的是，案卷級(jí)檔案的案卷和卷內(nèi)文件都需要為其配置數(shù)據(jù)項(xiàng)。（這里我們以文書(shū)檔案為例，進(jìn)行數(shù)據(jù)項(xiàng)的配置演示）
①文書(shū)檔案案卷級(jí)檔案數(shù)據(jù)項(xiàng)配置
首先配置案卷的數(shù)據(jù)項(xiàng)：點(diǎn)擊添加后彈出界面，數(shù)據(jù)項(xiàng)名稱輸入你所需要的數(shù)據(jù)項(xiàng)（例如全宗號(hào)，目錄號(hào)，案卷號(hào)等），點(diǎn)擊保存并添加新數(shù)據(jù)，開(kāi)始下一個(gè)數(shù)據(jù)項(xiàng)的輸入，如點(diǎn)擊確定，則界面關(guān)閉。
配置完成后點(diǎn)擊擴(kuò)展，在彈出界面點(diǎn)擊自動(dòng)匹配進(jìn)行拓展，若因數(shù)據(jù)項(xiàng)名稱差異配匹配失敗可手動(dòng)選擇，匹配完成后點(diǎn)擊確定，案卷數(shù)據(jù)相配完成。

文書(shū)檔案案卷數(shù)據(jù)項(xiàng)配置模板

配置卷內(nèi)文件的數(shù)據(jù)項(xiàng)：點(diǎn)擊添加，開(kāi)始卷內(nèi)文件數(shù)據(jù)項(xiàng)的配置，一些與案卷數(shù)據(jù)項(xiàng)完全一致的數(shù)據(jù)項(xiàng)（如全宗號(hào)，目錄號(hào)，案卷號(hào)，案卷檔號(hào)等），在添加時(shí)可以點(diǎn)擊繼承父級(jí)數(shù)據(jù)項(xiàng)欄后的下拉箭頭，并選擇對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)項(xiàng)。（注意，案卷檔號(hào)必須選擇父級(jí)繼承）

卷內(nèi)文件數(shù)據(jù)項(xiàng)配置完成后，點(diǎn)擊選擇卷內(nèi)文件的案卷檔號(hào)這一數(shù)據(jù)項(xiàng)，并點(diǎn)擊關(guān)聯(lián)對(duì)案卷檔號(hào)進(jìn)行父級(jí)關(guān)聯(lián)，

點(diǎn)擊擴(kuò)展進(jìn)行匹配，點(diǎn)擊確定，完成數(shù)據(jù)項(xiàng)配置
卷內(nèi)文件數(shù)據(jù)項(xiàng)模板

②一文一件級(jí)檔案數(shù)據(jù)項(xiàng)配置
點(diǎn)擊創(chuàng)建的一文一件級(jí)檔案，點(diǎn)擊添加進(jìn)行數(shù)據(jù)項(xiàng)的配置，配置完成后點(diǎn)擊擴(kuò)展進(jìn)行匹配，完成數(shù)據(jù)項(xiàng)的配置。
一文一件級(jí)檔案數(shù)據(jù)項(xiàng)配置模板

（3）檔號(hào)格式
點(diǎn)擊檔號(hào)格式，選擇需要配置檔號(hào)格式的檔案門(mén)類，點(diǎn)擊添加進(jìn)行檔號(hào)格式配置，案卷級(jí)檔案的案卷配置案卷檔號(hào)，案卷號(hào)是否自增選擇是，卷內(nèi)文件配置卷內(nèi)檔號(hào)，順序號(hào)或件號(hào)是否自增選擇是。一文一件級(jí)檔案只需配置檔號(hào)，件號(hào)的是否自增選擇是。記得配置完成后一定要點(diǎn)擊保存配置。（檔號(hào)的格式以實(shí)物為準(zhǔn)，且檔號(hào)組成必須為已添加的數(shù)據(jù)項(xiàng)）
案卷

卷內(nèi)文件

一文一件級(jí)檔案

（4）圖像/PDF掛接格式

點(diǎn)擊選擇圖像/pdf掛接格式，點(diǎn)擊添加掛接格式的組成數(shù)據(jù)項(xiàng)（注意；這里的數(shù)據(jù)項(xiàng)需與原文或圖片的儲(chǔ)存路徑的文件夾層級(jí)一致）點(diǎn)擊保存配置進(jìn)行保存。
網(wǎng)絡(luò)版可以點(diǎn)擊建立掛接索引，在彈出界面內(nèi)復(fù)制粘貼原文或pdf的儲(chǔ)存路徑，在掛接原文或pdf是可以切換服務(wù)器掛接模式進(jìn)行掛接，掛接非本機(jī)服務(wù)器上的原文或pdf時(shí)，在建立牽引框內(nèi)輸入服務(wù)器IP+:+8899+@+服務(wù)器原文或圖像的儲(chǔ)存路徑。

（5）檔案統(tǒng)計(jì)
對(duì)各門(mén)類進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)

（6）檔案原文儲(chǔ)存路徑
此功能可以設(shè)置從服務(wù)器下載原文時(shí)，原文的儲(chǔ)存路徑。點(diǎn)擊添加，名稱，輸入編碼，輸入原文儲(chǔ)存位置，點(diǎn)擊確定保存。

（7）檔案整理匯總
點(diǎn)擊檔案整理匯總，點(diǎn)擊選擇門(mén)類，選擇之前建好的原文儲(chǔ)存路徑，點(diǎn)擊開(kāi)始，開(kāi)始下載原文。

五，業(yè)務(wù)管理
與檔案業(yè)務(wù)相關(guān)的模塊

六，用戶管理
（1）賬號(hào)管理：添加或刪除賬號(hào)，修改賬號(hào)密碼

（2）權(quán)限管理
為賬號(hào)配置權(quán)限：點(diǎn)擊添加權(quán)限模板，為該模板添加權(quán)限并進(jìn)行保存，點(diǎn)擊選擇賬號(hào)，為該賬號(hào)選擇權(quán)限模板點(diǎn)擊保存。

七，系統(tǒng)管理
（1）備份設(shè)置：備份單機(jī)版檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)

（2）數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)置：選擇檔案管理系統(tǒng)所要訪問(wèn)的服務(wù)器

（3）關(guān)于系統(tǒng)
產(chǎn)品介紹